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09.10.24 –
Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister Leibe,
für die Stadtratssitzung am 6. November 2024 bitten die Fraktionen Bündnis 90/Die Grünen, CDU und FDP den gemeinsamen Antrag „Serviceorientiertes Bürgeramt – Vertrauen in die Verwaltung stärken“ auf die Tagesordnung zu setzen.
Der Stadtrat möge beschließen:
Wir empfehlen der Verwaltung die Prüfung folgender Maßnahmen zur bedarfsorientierten Steigerung von Effizienz und Service unseres Bürgeramtes:
Der für das Bürgeramt zuständige Dezernent soll dem Stadtrat zeitnah zu den Empfehlungen der vorgeschlagenen Serviceoffensive berichten. Bei einer Umsetzung der Empfehlungen bitten wir um Einbindung des Stadtrats sowie des zuständigen Ausschusses und um regelmäßige Information über die Fortschritte in diesen Gremien.
Begründung:
Das Bürgeramt ist das „Fenster der Verwaltung“ und der „wichtigste Berührungspunkt“ unserer Verwaltung zu den Menschen. Mit dem Bürgeramt wird der Mehrwert von Bürokratie und Verwaltung unserer Kommune für jeden erlebbar. Eine funktionierende Verwaltung stärkt somit nicht zuletzt auch unser Demokratieverständnis und somit das Vertrauen in die Demokratie. Während der Zeit der Corona-Pandemie und der dadurch erforderlich gewordenen Präventionsmaßnahmen zur Eindämmung der Pandemie hat unser Bürgeramt in kurzer Zeit reagiert und durch die Einführung digitaler Terminplanung und Services den Fortbestand öffentlicher Dienstleistungen gewährleistet. Die Präventionsmaßnahmen bedingten dabei, dass die Besucher*innen des Bürgeramtes möglichst nicht persönlich miteinander in Kontakt kamen, um so die Ansteckungsgefahr zu minimieren. Um dies zu gewährleisten, wurde ein digitales Buchungssystem für Termine und Services von der Stadt eingerichtet, was den Anforderungen der Situation gerecht wurde und die städtischen Dienste durchgehend ermöglichte.
Im Anschluss an die Pandemie-Phase hat das Bürgeramt das digitale Buchungssystem für Servicetermine beibehalten und ausgebaut. Jedoch konnte – auch durch die raumbedingte Reduzierung des Angebotes am Viehmarktplatz auf 7 Serviceplätze – der Bedarf an Terminen offensichtlich nicht mehr gedeckt werden, so dass sich die Wartezeiten für einen Termin zwischenzeitlich immer weiter auf z.T. mehrere Monate ausweiteten. Verstärkt wird der Effekt offensichtlich dadurch, dass für einen Servicetermin oft mehrere Termine gebucht werden, um die erforderliche Flexibilität zu gewährleisten, insbesondere in Bezug auf Betreuungs- und Schulzeiten oder beruflichen Umständen, die nicht so lange im Voraus zu planen sind. Kurzfristig ausfallende oder nicht wahrgenommene Termine können im Rahmen des aktuellen Buchungssystems nicht nachbelegt werden, da diese dem Servicecenter nicht vorher bekannt sind und vor Ort keine Flexibilität durch flexibel wartende Antragsteller*innen gegeben ist, die frei gewordene Termine nutzen könnten.
Das aktuell umgesetzte Angebot eines „Offenen Bürgeramtes“, bei dem Bürger*innen jeden Dienstag ohne vorherige Terminvergabe für ihre Serviceanliegen ins Bürgeramt kommen können, hat bereits am ersten Tag den Bedarf für eine flexiblere Terminvergabe mehr als deutlich gemacht und die vorausgehende Bewertung der Situation bestätigt. Der Serviceprozess im Bürgeramt muss diesem Umstand zukünftig Rechnung tragen und sollte die bewährten Errungenschaften eines digitalen Terminkalenders mit der Flexibilität eines ad-hoc-Service vor Ort kombinieren und so die Effizienz der Bürgerdienstleistungen steigern.
Mit freundlichen Grüßen,
gez. gez. gez.
Nicole Helbig Thomas Marx Tobias Schneider
Fraktionsvorsitzende Fraktionsvorsitzender Fraktionsvorsitzender
Fraktion B90 / Die Grünen CDU-Fraktion FDP-Fraktion
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